Wyróżniamy w swojej pracy 7 etapów, które towarzyszą nam przy realizacji każdego eventu. I nie ma tu znaczenia czy jest to otwarcie nowej siedziby, firmowy jubileusz, huczne wesele czy urodziny siedmiolatka.


    fot. Anna Lewanda / Lewanda Studio

    Zaczynamy zawsze od poznania i szczegółowego zdefiniowania potrzeb zleceniodawcy.

    Proces bywa czasem bardzo złożony, ale warto poświęcić mu sporo czasu i energii, aby uniknąć nadmiernej ilości zmian w trakcie realizacji. W jednym z kolejnych wpisów skupimy się na tym w jaki sposób badać wymagania Klientów. Technik i narzędzi jest wiele w zależności od typu imprezy i samego Klienta. Bezwzględnie jednak warto podkreślić wagę tego etapu dla całego procesu planowania i realizacji, gdyż źle rozpoznane potrzeby przysporzą wielu kłopotów i błędów w kolejnych etapach.

    fot. Rimshots

    Poznawszy potrzeby przystępujemy do pieczołowitego budżetowania.

    Opracowujemy realistyczny budżet już na etapie wyceny, na podstawie przeszłych doświadczeń, ale też sprawdzając aktualny poziom cen produktów i usług potrzebnych do wykonania eventu. Współdzielimy wypracowany arkusz kalkulacyjny, który modyfikujemy na potrzeby konkretnego wydarzenia. W każdej chwili każdy z nas ma do niego dostęp. Musimy mieć pewność, że zawsze jesteśmy zorientowani w bieżących kosztach.

    Następnym etapem jest dobór miejsca i dokładne jego zbadanie pod kątem możliwości i potrzeb.

    fot. Mateusz Matek Bilski

    Ważne jest, aby miejsce zapewniało swobodę ruchu wykonawcom i uczestnikom. W planowaniu zawsze kierujemy się elastycznością i staramy się przewidywać różne ewentualności i rozbieżności z początkowymi założeniami. Dlatego wybieramy elementy infrastrukturalne, które można łatwo przestawiać, a w plenerze decydujemy się na lokalizacje, w których w razie potrzeby będzie można zająć sąsiadujące przestrzenie. Jeżeli planowany scenariusz zawiera przemówienia, występy, prezentacje lub elementy multimedialne konieczne są odpowiednie i stabilne warunki oświetleniowe. Wtedy warto zdecydować się na miejsce, które już posiada elementy estradowe, czy odpowiednie przyłącza. Jeżeli jakaś lokalizacja ma inne niepowtarzalne walory, ale brak w niej infrastruktury, już na początku trzeba zaplanować i skalkulować, jak doprowadzić prąd czy światłowód. Przecież ślub w środku lasu potrzebuje ciekawego i budującego nastrój oświetlenia, a zdjęcia dokumentujące historię miłości nowożeńców na ekranie ładnie wypełniają czas schodzenia się gości.

    Już na tym etapie pojawia się nasza pasja.

    Kochamy to co robimy, dlatego już w trakcie konstruowania budżetu i planowania na papierze czujemy ekscytację. Czasem trudy związane z realizacją osłabiają zapał, dlatego następnym ważnym etapem pracy jest zadbanie o motywację osób zarządzających poszczególnymi zespołami ludzi, aby nie stracić poziomu zaangażowania. Jesteśmy osobiście obecni na wszystkich etapach realizacji. Z założenia działamy wspólnie, aby móc w newralgicznych momentach podzielić się terytorialnie i mieć panowanie nad wszystkimi działaniami. Zawsze mamy z tyłu głowy, że zespół patrzy czy i jak się angażujemy w realizację, bo to dla nich barometr ważności danego eventu. Jeżeli działamy na 100%, to i oni podążą naszym śladem.

    Na zaangażowanie zespołu wpływa również prawidłowe przypisanie ról do osób,

    które wchodzą w jego skład. Trzeba pamiętać, że inne role dotyczą przygotowań, a inne samej realizacji. Musimy mieć pewność, że każda osoba zna swoją rolę i zakres obowiązków. Dopilnować, żeby każdy rozumiał co ma do wykonania i co będzie mu do tego potrzebne. Już w trakcie trwania eventu ważne jest, aby dopisać do listy zadań takie elementy jak sprawne przechodzenie uczestników między zaplanowanymi punktami scenariusza i wyznaczonymi do tego przestrzeniami oraz odczytywanie nietypowych zachowań czy sytuacji. Czasem warto nawet przygotować specjalnie dedykowane, zaufane osoby do działania na wypadek nieprzewidzianych wydarzeń.


    fot. Mateusz Matek Bilski

    Rozpoczynamy odliczanie!

    Czas bowiem jest ważnym elementem planowania i zarządzania projektem. Wszystkie etapy realizacji trzeba osadzić na osi czasu uwzględniając czas, jaki zajmuje ich wykonanie. Zwykle tworzymy harmonogram, w którym na poziomej osi czasu umieszczamy jedno pod drugim zadania i ich osadzenie w czasie. To niezmiernie ważne, żeby uwzględnić wszystkie elementy i nie pominąć niczego (nagłośnienie, scena, oświetlenie, catering, dekoracje itp.). Wszystko po to, żeby wyznaczyć tak zwane kamienie milowe, czyli zadania, bez ukończenia których nie można zrealizować kolejnych. Konieczne jest też oznaczenie kto odpowiada za terminową realizację tego zadania. Dostęp do takiego harmonogramu wśród kluczowych współpracowników czyni ich współodpowiedzialnymi i również pozytywnie wpływa na zaangażowanie. Nie później niż w połowie czasu przeznaczonego na przygotowania należy skrupulatnie zaplanować kluczowe 48 godzin przed eventem, aby zautomatyzować działania w tym newralgicznym czasie. Konieczne jest też wyznaczenie tak zwanej godziny zero, czy całkowitej gotowości wszystkich zespołów na przyjęcie gości. Najczęściej są to 2 godziny przed zaplanowanym “otwarciem bram”.

    Obejrzyj się!

    Mawia się, żeby nie oglądać się za siebie i generalnie jesteśmy zwolennikami tego biblijnego nakazu. Jednak po każdym evencie spoglądamy wstecz, aby kiedy opadnie przysłowiowy kurz, z dystansu wspólnie z zespołem ocenić jego przebieg i wyciągnąć wnioski. Przecież każda zaangażowana osoba na pewno zrobiła po drodze pewne spostrzeżenia na temat tego co się działo, czego zabrakło, co poszło gładko, a co napotkało niespodziewane trudności. To bardzo ważny etap, ponieważ jeżeli wysłuchasz konstruktywnych uwag zespołu i jeśli to możliwe uwzględnisz je w planowaniu kolejnego wydarzenia, zyskasz nie tylko uznanie ludzi, ale też realnie wpłyniesz na ich zaangażowanie. Każdy chce być wysłuchany i wiedzieć, że ktoś liczy się z jego zdaniem.

    fot. Mateusz Matek Bilski

    Podsumowując…

    Pewnie można przygotować wiele podobnych zestawień, położyć nacisk na inne elementy tworzenia eventów, ale dla nas ważne są właśnie te. Czasem dodajemy coś do listy, ale nigdy nie zdarzyło nam się czegoś z niej odjąć. Nam bardzo pomagają w codziennej pracy, więc i Tobie je polecamy. Może nie zajmujesz się organizacją żadnego wydarzenia, ale może skorzystasz z nich w innych dziedzinach życia czy pracy. Wszystkie bowiem są oparte na naszym doświadczeniu zawodowym z różnych branż, trzeźwym myśleniu wymienianym przez apostoła Pawła (2 Tymoteusza 1.7) oraz szacunku do drugiego człowieka.