Podczas ostatniego pobytu z Izraelu zastanowił mnie sposób oznaczania niektórych krawężników. Zakręty i niektóre inne obszary zastały tam pomalowane naprzemiennie na biało i czerwono. Oczywiście takie ubarwienie zwraca uwagę nas Polaków zawsze, ale nie dawało mi spokoju to, że nie zawsze są tak pomalowane. Nie mogąc odgadnąć powodu, zasięgnęłam informacji i wyjaśniono mi, że biało-czerwone ubarwienie wyznacza miejsca przy których nie wolno parkować.

    Pomyślałam jaki to zmyślny system. Nieraz zdarzało mi się już po zaparkowaniu wysiąść z samochodu i wrócić pieszo do początku uliczki, w którą wjechałam, żeby upewnić się czy jest to miejsce dozwolone.

    Wiele spraw nas czasem rozprasza i nie jesteśmy się w stanie skupić na wszystkich bodźcach. Dobrze przemyślane oznakowanie jest w takich przypadkach bardzo praktyczne – nieważne, czy zapamiętałeś znak czy nie, kolor wymalowany wzdłuż pobocza podpowie Ci czy możesz tu zaparkować czy nie.

    Wnioski nasuwają się same…

    Pomyślałam od razu: ileż spraw ułatwia dobre oznakowanie i konkretny przekaz? Zakładanie, że ktoś się domyśli albo zapamięta wszystkie szczegóły jest dość ryzykowne. Jasne komunikowanie się (słownie, pisemnie…) jest szczególnie ważne w organizowaniu pracy innym – nie warto zostawiać pola na domysły, bo nigdy nie mamy gwarancji, że będą one zbieżne z naszymi. Zawsze istnieje ryzyko, że ktoś z innym bagażem kompetencji i doświadczeń inaczej zinterpretuje daną sytuację. Kiedy jednak będzie miał jasny opis, wykona dokładnie to o co nam chodziło.

    Jak wykorzystać tę wiedzę w praktyce?

    Możemy stosować tzw. instrukcje stanowiskowe, dodatkowe oznaczenia narzędzi czy czynności operacyjnych do wykonania, a czasem wystarczą jasne komunikaty co i w jaki sposób należy wykonać. Polecam oprócz jasnego komunikatu słownego zostawić notatkę lub instrukcję obrazkową, aby także bez naszej obecności zadanie było wykonane tak, jak tego potrzebujemy. Pamiętajmy, jasne i łatwo dostępne wytyczne ograniczą ilość własnych interpretacji niezgodnych z naszymi oczekiwaniami.

    A zatem do dzieła!

    Już dzisiaj pomyśl jakie czynności Ty lub Twoi pracownicy wykonujecie po wielokroć, choć być może dałoby się uniknąć tych powtórzeń robiąc oznaczenia na stanowisku pracy czy też w otoczeniu domowym. Może zastosowanie systemu kolorów w notatkach czy karteczkach ułatwiłby szukanie informacji pod presją czasu? A może wystarczyłoby zrobić instrukcję powtarzających się czynności z zabawnymi ikonami, aby nie zapominać o ważnych elementach, kiedy do wykonania jest ich bardzo dużo, a kolejność ma znaczenie? Pomyśl! My w bieżącej pracy stale staramy się usprawniać, także procesy komunikowania. Efekty przychodzą dość szybko same… Spróbuj!

    Joanna