Rozpraszacze – to dziwaczne słowo poznałam w zeszłym roku. Wprowadzałam wtedy kolejne zmiany w moim systemie organizacji. Z zaciekawieniem obserwowałam, jak likwidacja jednego rozpraszacza po drugim przyspiesza realizację moich zadań. Cała komedia w tym, że towarzyszyły mi w życiu zawsze, tyle że bezimiennie. Stara zasada mówiąca o tym, że aby zwyciężyć wroga, musisz najpierw go zidentyfikować, zadziałała również w obszarze produktywności.

    Czym w takim razie jest rozpraszacz i dlaczego jest wrogiem?

    Załóżmy, że masz dzisiaj uprzątnąć strych. Jest to zajęcie, do którego standardowo każdy pała nienawiścią lub przynajmniej żywą niechęcią, w zależności od stanu zagracenia strychu. Przydarza się raz na kilka lat i nie wymaga specjalnych zdolności fizycznych ani umysłowych. Nie jest także zajęciem strategicznym, natomiast  każdy strych co jakiś czas uprzątnięcia najzwyczajniej wymaga. A więc:

    Ambitnie w planie na dziś, obok kilku istotnych spraw służbowych, pojawił się cel – uprzątnąć strych. Równie ambitnie po wypiciu kawy, telefonie do przyjaciela, sprawdzenia czy przypadkiem YouTube nie proponuje ciekawych rozwiązań w temacie, zaczynasz przygotowania. Szukasz starego dresu, bo na strychu kurz. Szykujesz wiadro z wodą, zestaw ściereczek do kurzu, przy okazji segregujesz środki czystości, które przewaliły się przy wyciąganiu ściereczek. W międzyczasie dzwonisz do drugiego przyjaciela, bo wciąż nie oddał ci twojego mini odkurzacza na baterie. Robisz przerwę na lunch – w końcu czeka cię praca fizyczna a to wymaga sił. Potem obowiązkowo kawa przeciw senności i chwila na “fejsie”. Sprzątasz naczynia po jedzeniu (przecież kuchni nie zostawisz w takim bałaganie) i wywieszasz pranie (bo niby kto ma to zrobić?), a potem piszesz szybko 3 posty na swoim fan-page, bo jakoś wena cię naszła przy tym praniu. Siedząc przed komputerem rzucasz okiem na plan dnia i przesuwasz kilka zadań. Po przeczytaniu paru maili ruszasz w końcu na strych z dość wysokim poziomem zacięcia i samoświadomości, że dłużej już uczciwie nie możesz tego przeciągać. Żarliwie więc zaczynasz od lewego kąta przy wejściu, z sukcesem pokonując pierwsze 30cm2 zagraconej przestrzeni. Sięgasz po kolejny karton, w kartonie znajdujesz stare rolki z negatywami. Zerkasz na pierwszą kliszę – znajome ujęcia; bierzesz drugą – mniej znajome… schodzisz do biurka, bo gdzieś tam była lupa… Po 5 minutach schodzisz już z całym majdanem, przy okazji sięgając po album sprzed lat… przecież tam muszą być któreś z tych zdjęć wywołane… musisz przecież sprawdzić, które możesz wyrzucić a które koniecznie dać do wywołania… najlepiej jeszcze dziś, zanim sklepy zamkną. Do strychu wrócisz jutro z samego rana…

    Czy choć raz przydarzyło się Tobie coś podobnego?

    Może był inny cel, inne okoliczności przyrody, ale schemat bywa bardzo podobny. Kiedy mamy do pokonania rzecz nielubianą, niesympatyczną lub po prostu trudną i dużej skali, nigdy nie siedzimy bezczynnie. Nie pozwala nam na to sumienie. Jednak energię wydatkujemy na czynności, które pozornie są ważne, ale w żaden sposób nie przybliżają nas do realizacji głównego celu. Wszystko, co wydarzyło się przed wejściem na strych, poza uszykowaniem ściereczek do kurzu, to rozpraszacze. Również zdjęcia okazały się skutecznym przeciwnikiem.

    Na podstawie własnych obserwacji zdefiniowałam rozpraszacze jako każdą czynność, która:

    • powoduje opóźnienia w rozpoczęciu naszej głównej pracy;
    • odciąga naszą uwagę od głównego zadania powodując zmianę priorytetów;
    • jest niezwiązana z realizacją celu a wykonujemy ją ze względu na pozorne poczucie obowiązku;
    • jest tylko częścią procesu w realizacji celu, ale poświęcamy jej zbyt wiele czasu i uwagi, często zamieniając ją w główny cel.

    Zapewne każdy może dopisać do listy coś z własnego doświadczenia. Mogą one dotyczyć naszej przyziemnej codzienności. Moim najczęstszym rozpraszaczem w ciągu dnia jest włączony komunikator. Wybija mnie skutecznie z rytmu przy pisaniu służbowych maili, gotowaniu obiadu czy słuchaniu wykładów. Rozpraszacze są poważnym wrogiem, ponieważ przeszkadzają na każdym etapie realizacji naszego zadania. Warto więc nauczyć się je rozpoznawać i zacząć je zwalczać.

    Prostym sposobem może być spisanie wszystkich czynności, które wykonałaś w ciągu całego dnia (jeśli to możliwe – dopisz godzinę i czas trwania) a następnie zaznaczenie tylko tych, które były bezpośrednio związane z realizacją konkretnego celu. Zaznacz również te czynności, które wykonałaś, a które w ogóle nie miały znaczenia danego dnia. Uwierz mi – ta lista może cię bardzo zaskoczyć!

    Jak zabić rozpraszacza?

    Jest to zaskakująco łatwe a przynosi więcej korzyści, niż przypuszczasz. Zdecyduj, co jest w danym czasie twoim najważniejszym zadaniem i rozplanuj czynności z nim związane. Zaplanuj również pozostałe czynności, które nie dotyczą twojego zadania, a według Ciebie wykonane być muszą.

    Jakie masz korzyści?

    Twoja wygrana to przede wszystkim zorganizowany plan dnia. Ponadto rozplanowane czynności same w sobie tworzą proces potrzebny do zrealizowania celu. Otrzymujesz więc wytyczoną, kompletną drogę, dzięki której nie pogubisz się w żadnej sytuacji. Kiedy planujesz czynności niezwiązane z celem, tracą one siłę rozpraszania ponieważ przewidujesz, że się wydarzą i wyznaczasz im tylko ten czas, który pozostał ci do dyspozycji.

    Zachęcam Cię do podjęcia próby nazwania swoich rozpraszaczy a potem do konsekwentnej likwidacji każdego z nich. Jestem ciekawa Twoich spostrzeżeń. Napisz proszę w komentarzu, co jest twoim największym rozpraszaczem i jaki jest twój sposób na pokonanie go. Podziel się swoimi doświadczeniami – możesz stać się ogromną zachętą dla wielu!

    Życzę sukcesów!

    Ania